Algemene privacyverklaring GGD Hollands Noorden

Privacyverklaring

In een privacy verklaring staat hoe een organisatie met jouw persoonsgegevens omgaat, welke persoonsgegevens worden verzameld en waar deze voor worden gebruikt. Hierin staan ook de rechten die jij hebt bij jouw persoonsgegevens.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over jou. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, adres, telefoonnummer, mailadres, leeftijd, geboortedatum en plaats, geslacht, woonplaats, nationaliteit, IP-adres, beeldmateriaal (film en foto), opleiding. 

Verwerken van persoonsgegevens

Het hele proces van het verzamelen tot het vernietigen van een persoonsgegevens.

Bewaartermijn

De periode dat (persoons-)gegevens bewaard moeten worden. Vaak staat dit in een wet.

Functionaris Gegevensbescherming

Een medewerker die in de gaten houdt of jouw persoonsgegevens goed worden verwerkt.

Gegevensbescherming

Het beschermen van gegevens tegen onrechtmatig gebruik volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over jou.  Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, adres, telefoonnummer, mailadres, leeftijd, geboortedatum en plaats, geslacht, woonplaats, nationaliteit, IP-adres, beeldmateriaal (film en foto), opleiding. 

De bekendste persoonsgegevens zijn naam, e-mailadres, leeftijd en geboortedatum. Ook een BSN, telefoonnummer en IP-adres zijn persoonsgegevens. Wij moeten verschillende persoonsgegevens gebruiken, bijvoorbeeld om onze wettelijke taken uit te voeren of om zorg te kunnen geven. De meest voorkomende soorten persoonsgegevens die wij verwerken zijn: persoonlijke gegevens en identificatiegegevens, medische of psychologische gegevens, financiële en administratieve gegevens.

Verwerken betekent alles wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt, zoals:

• verzamelen
• vastleggen
• ordenen 
• structureren
• opslaan
• bijwerken of wijzigen
• opvragen
• afschermen
• wissen 
• vernietigen

Met andere woorden, ‘verwerken van persoonsgegevens’ betekent het hele proces van het verzamelen tot het vernietigen van een persoonsgegeven.  

GGD Hollands Noorden voert (wettelijke) taken uit. Om deze taken goed uit te kunnen voeren, is het nodig dat wij persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld als wij zorg aan jou verlenen, je een dienst of product afneemt bij ons of op een andere manier bekend bent bij GGD Hollands Noorden.  

GGD Hollands Noorden kan jouw persoonsgegevens verwerken. Wij verwerken dan persoonsgegevens van jou of van je kind, zoals:

• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
• geboortedatum
• telefoonnummer
• mailadres
• nationaal identificatienummer

Soms verwerken wij ook bijzondere persoonsgegevens van jou. Hiervoor gelden strenge regels. Dit zijn bijvoorbeeld:

• gegevens over gezondheid
• gegevens over afkomst of etnische achtergrond
• gegevens over financiën

GGD Hollands Noorden ontvangt jouw persoonsgegevens niet altijd van jou. Soms ontvangen wij deze van een andere organisatie of van de gemeente waarin je woont. Bijvoorbeeld omdat je een baby hebt gekregen. Jouw persoonsgegevens kunnen ook komen van een (huis)arts, buurtgenoot, familielid of van de politie als zij een melding doen bij de OGGZ.

GGD Hollands Noorden verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het uitvoeren van taken die wij hebben door wet- en regelgeving. Wet- en regelgeving die in ieder geval geldt is:
  • Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst
  • Wet publieke gezondheid
  • Wet maatschappelijke ondersteuning 2015
  • Jeugdwet
  • Leerplichtwet
  • Wet kinderopvang
  • Warenwetbesluit tatoeëren en piercen
• Preventie, zorg en nazorg aan cliënten
• Financiële afhandeling van gegeven zorg
• Uitvoeren van (wetenschappelijk) onderzoek
• Doelmatig beleid en beheer van GGD Hollands Noorden
• Kwaliteitsbewaking en kwaliteitsverbetering
• Het uitvoeren van arbeidsrechtelijke taken zoals personeelsbeheer en sollicitaties
• Beveiligen van GGD-eigendommen, informatie, gegevens, medewerkers, cliënten en overige bezoekers

Wij moeten een goede reden hebben om persoonsgegevens te mogen verwerken. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat wanneer dit mag.  

• Wanneer er toestemming is
• Bij een vitaal belang (als het delen van informatie essentieel is voor iemands leven of gezondheid en die persoon niet om toestemming gevraagd kan worden of niet heeft gegeven)
• Als de wet dat verplicht
• Als er een algemeen belang is dat voorgaat op het recht op privacy (het verwerken van persoonsgegevens is voor het welzijn van de samenleving nuttig, gewenst of nodig)
• Als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst
• Bij een gerechtvaardigd belang. Dit belang moet rechtmatig en duidelijk zijn en ook echt aanwezig zijn. Dit betekent dat het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk is om een bepaald doel te bereiken. Het belang om persoonsgegevens te verwerken moet dan belangrijker zijn dan het recht op privacy. Onder deze grondslag valt ook het gebruik van de Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling.

Soms heeft GGD Hollands Noorden jouw toestemming nodig voor het verwerken van jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld wanneer wij jou een nieuwsbrief willen sturen vragen we hiervoor om toestemming. GGD Hollands Noorden kan jou ook om toestemming vragen om gezondheidsgegevens van jouw kind met anderen te delen. Bijvoorbeeld als een aanvraag voor een vrijstelling van verplichtingen van de leerplicht wordt gedaan. Je kunt de gegeven toestemming altijd weer intrekken. 

Soms kan GGD Hollands Noorden jouw gegevens ook om andere redenen verwerken. Voorbeelden zijn: 

• Het verwerken van persoonsgegevens is nodig voor het uitvoeren van een geneeskundige (behandelings-)overeenkomst
• Het verwerken van persoonsgegevens is nodig om jouw gezondheid of die van een ander te beschermen
• Wij moeten persoonsgegevens verwerken vanuit een wettelijke taak

Als dit zo is, mogen wij persoonsgegevens zonder jouw toestemming verwerken.  

GGD Hollands Noorden bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het uitvoeren van de (wettelijke) taken. Bij het bewaren van persoonsgegevens houden wij rekening met wat de wet hierover zegt.  

GGD Hollands Noorden deelt persoonsgegevens alleen op basis van toestemming of als wij dit volgens de wet verplicht zijn.  

Als wij persoonsgegevens delen met andere personen of instanties (deze noem je ‘verwerkers’) maken wij hier afspraken over. Wij spreken dan met die verwerkers af hoe goed en zorgvuldig met deze persoonsgegevens wordt omgegaan. GGD Hollands Noorden deelt in principe geen persoonsgegevens met ‘verwerkers’ buiten de Europees Economische Ruimte (EER). 

Om medicatie voor te kunnen schrijven worden gegevens gedeeld met apotheken. Indien nodig worden gegevens ook gedeeld met andere GGD’en bij het incidenteel en bovenregionaal meekijken in elkaars medische dossiers.

Verder ondersteunen de volgende organisaties GGD Hollands Noorden in het uitvoeren van haar taken. Deze organisaties verwerken in opdracht van GGD Hollands Noorden gegevens en worden verwerkers genoemd.

• GGD GHOR Nederland: zij beheert de ICT-systemen voor de GGD’en in Nederland en draagt hierbij ook zorg voor het functioneel beheer en de implementatie van het elektronisch voorschrijfsysteem
• Enovation Medimo B.V.: leverancier van het elektronisch voorschrijfsysteem
• Osso B.V.: draagt zorg voor de hosting van het elektronisch voorschrijfsysteem

Met bovenstaande organisaties zijn duidelijke schriftelijke afspraken gemaakt over de verwerking van jouw gegevens. Ook krijgen zij niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk. 

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je een aantal rechten bij jouw persoonsgegevens. Je hebt de volgende rechten: 

• Recht op inzage: je hebt het recht om de persoonsgegevens te zien die wij van jou verwerken. 
• Recht op fouten herstellen: je kunt vragen om jouw persoonsgegevens aan te passen in jouw (digitaal) dossier. Dit kan als er dingen in dit (digitaal) dossier staan die niet kloppen. Denk hierbij aan jouw naam, adres of geboortedatum.  
• Recht op beperking van de verwerking: je hebt in sommige situaties het recht om het verwerken van jouw persoonsgegevens te beperken. Deze situaties staan in de wet. Dit betekent dat je GGD Hollands Noorden kunt vragen om (tijdelijk) te stoppen met het verwerken van jouw gegevens. Dit kan als gegevens niet kloppen, de verwerking niet mag volgens de wet, gegevens niet meer nodig zijn of als je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking. Soms is het in jouw belang of dat van een ander om toch persoonsgegevens te verwerken. Wij kunnen er dan voor kiezen om dit ook zonder toestemming te doen. Zie hiervoor ook het kopje: ‘Redenen voor het verwerken van persoonsgegevens’. 
• Recht op verwijdering: je hebt het recht om te vragen om verwijdering van jouw persoonsgegevens als deze niet volgens de wet zijn gebruikt of geen doel meer hebben.  
• Recht om jouw toestemming te stoppen: je kunt altijd vragen om jouw gegeven toestemming in te laten trekken.  
• Dataportabiliteit: je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te ontvangen. Dit heet het ‘recht op dataportabiliteit’, ook wel het ‘recht om gegevens over te dragen’ genoemd. Zo kan je jouw gegevens gemakkelijk doorgeven aan een andere organisatie. Dit kan onder de volgende voorwaarden: 
  • als het technisch mogelijk is; 
  • als gegevens worden verwerkt op basis van toestemming;
  • of omdat er een overeenkomst is tussen jou en GGD Hollands Noorden.  
• Recht op bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. 

Je kunt deze verzoeken indienen via de mail. Stuur jouw mail dan naar: privacy@ggdhn.nl. 

Wij reageren binnen één maand op dit verzoek. Soms lukt het ons niet om jouw vraag binnen één maand helemaal te beantwoorden. Dan laten wij dit weten. Dit kunnen wij doen als het verzoek te ingewikkeld is of als wij veel verzoeken moeten behandelen. Wij kunnen dan twee maanden langer de tijd nemen om het verzoek te behandelen. 

GGD Hollands Noorden controleert jouw identiteit. Dit doen wij om zeker te weten dat je echt de persoon bent die je zegt te zijn.  

Wij controleren jouw identiteit op deze manier 

Als je bij ons langs komt kun je jouw geldige identiteitsbewijs laten zien. Als je via de mail een verzoek doet vragen we jou om een kopie van jouw geldige identiteitsbewijs naar ons te sturen. Op de website van de Rijksoverheid staat hoe je dit op een veilige manier doet.  

Wij hoeven alleen jouw naam en geboortedatum te zien op de kopie van jouw identiteitsbewijs. Het BSN-nummer hoeft dus niet zichtbaar te zijn. Wij gebruiken de kopie van jouw identiteitsbewijs alleen om jouw identiteit te controleren. Wij bewaren deze kopie niet.  

Hoe stuur je jouw identiteitsbewijs veilig op? 

Je kunt de kopie van jouw identiteitsbewijs veilig naar ons sturen door ons een beveiligde email te sturen. Klik hier om in de beveiligde mail te komen.  

Ik stuur liever geen veilige kopie van mijn identiteitsbewijs 

Wil je geen kopie van jouw identiteitsbewijs naar ons mailen? Neem dan contact met ons op via het emailadres: privacy@ggdhn.nl. Vermeld in de e-mail jouw telefoonnummer. Wij bellen je dan zo snel mogelijk.

Wij nemen geen beslissingen zonder dat een medewerker dit controleert. Dit betekent dat er altijd een mens meekijkt en een beslissing neemt.

Waar en waarom gebruiken wij camera’s?

Wij hebben cameratoezicht op twee locaties: Bernardplein 76f Den Helder en Hertog Aalbrechtweg 5 Alkmaar. De camera’s zorgen voor extra veiligheid en helpen om gevaarlijke situaties te voorkomen.

Wij begrijpen dat camera’s een inbreuk op privacy kunnen zijn. Daarom gebruiken wij ze alleen als het echt nodig is. We hebben hiervoor een speciaal camerabeleid.

Welke gegevens verzamelen wij?

De camera’s leggen vast:

• hoe iemand eruitziet
• wanneer iemand aankomt of vertrekt

Bij binnenkomst zie je een bord waarop staat dat er cameratoezicht is.

Hoe lang bewaren wij de beelden?

Wij bewaren camerabeelden maximaal vier weken. Daarna verwijderen we ze. Soms bewaren we beelden langer als dat nodig is, bijvoorbeeld bij een incident.

Meer informatie en jouw rechten

Bij ‘Vragen of klachten’ staan onze contactgegevens. Bij ‘Jouw rechten’ lees je hoe je een verzoek kunt indienen over jouw gegevens.

Let op: Op andere locaties kunnen ook camera’s staan, maar daar zijn wij niet verantwoordelijk voor. Wil je meer weten? Neem dan contact op met de betreffende locatie.

Wij zorgen goed voor jouw persoonsgegevens en nemen beveiligingsmaatregelen, zoals:

• het versleutelen (beveiligen) van persoonsgegevens
• alleen bevoegde medewerkers kunnen bij jouw gegevens
• toegangscontroles voor computersystemen

Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat ze geen informatie mogen delen als dat niet is toegestaan.

Heb je vragen over de bescherming van jouw persoonsgegevens of heb je een andere vraag die over privacy gaat? Stuur jouw vraag dan via de mail naar privacy@ggdhn.nl of fg@ggdhn.nl. 

Heb je een klacht over hoe wij een verzoek van jou, bijvoorbeeld over het verwijderen van persoonsgegevens, hebben behandeld? Dan kun je een klacht indienen. Hoe je dit doet, staat op onze klachtenpagina.

GGD Hollands Noorden heeft een ‘Functionaris Gegevensbescherming’ (FG). Dit is een medewerker die in de gaten houdt of persoonsgegevens goed worden verwerkt. Je kunt contact opnemen met de FG via het mailadres: fg@ggdhn.nl. 

Je kunt ook een klacht indienen over GGD Hollands Noorden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is de landelijke toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens. Op de website van de AP vind je hier meer informatie over.